Kontaktloses Ein- und Auschecken in Hotels hat in den vergangenen zwei, drei Jahren enorm an Bedeutung gewonnen. In Zeiten der Covid-19-Pandemie haben sich die Vorteile von Self Check-in/out Systemen gezeigt: Der physische Kontakt wird minimiert, Abstandsregeln werden eingehalten und das Einchecken erfolgt auf eine hygienische Art.
Und auch nun, da wieder Normalität in den Alltag und in die Reisebranche einkehrt, wollen viele Kunden nicht mehr auf die Möglichkeit verzichten, völlig autonom an- und abreisen zu können.
Der kontaktlose Check-in bietet dabei für Gäste und Hotels gleichermaßen viele Vorteile. Zeitersparnis, höhere Unabhängigkeit und mehr Servicepotenzial sind nur einige davon. In diesem Beitrag stellen wir die zahlreichen Vorzüge von Self Check-in Lösungen für Hotels vor.
Wie funktionieren Self Check-in Systeme?
Check-in per Smartphone, Anmeldung an einem Terminal, automatische Schlüsselentnahme per Zahlencode oder QR-Code: Technische Lösungen für das Einchecken der Gäste gibt es sehr viele.
Einige sind rein softwarebasiert und nutzen das Smartphone oder Tablet der Gäste für Buchung, Eingabe der Gästedaten und Check-in. Bei anderen bieten die Hotels vor Ort eine spezielle Hardware in Form von Automaten oder Terminals an, an denen die Gäste eigenständig einchecken können – so wie etwa am Flughafen beim Check-in für einen Flug.
Die in Österreich ansässige Smartoffice GmbH, die weltweit Hotels und Beherbergungsbetriebe ausstattet, bietet zum Beispiel mehrere Modelllösungen an. Das Hotel Self Check-in System lässt sich jeweils an die bestehende Infrastruktur des Hotels vor Ort anpassen. Der Check-in ist entweder online übers Smartphone möglich mit der Option, die Zimmerschlüssel oder Zimmerkarten nach Code-Eingabe aus einem Automaten zu entnehmen. Oder die Anmeldung erfolgt an einem Check-in-Kiosk.
Vorteile von Self Check-in/out Systemen im Gastgewerbe
Die Hotelgäste wissen die Vorteile von Self Check-in/out zu schätzen, wie Studien zeigen. Zwei von drei Reisenden erwarten einer Befragung aus dem Jahr 2020 zufolge von den Hotels, dass sie Technologien einsetzen, die eine kontaktlose Anreise ermöglichen.
Die Ergebnisse sind eine Reaktion auf die Covid-19-Pandemie und ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis. Aber nicht nur! Jeder vierte Befragte sieht in Check-in Terminals auch einen Zugewinn an Komfort bei der Anreise.
Vorteile von Self Check-in/out für die Kunden
Dass Terminals und Automaten in vielen Bereichen des Alltags längst selbstverständlich geworden sind, ist natürlich einer der Hauptgründe für die hohe Akzeptanz von Self Check-in Systemen in Hotels.
Kontakt- und bargeldloser Einkauf im Supermarkt, Paketterminals der Post, Online Check-in für Flugreisende: Die Kunden sind den Umgang mit modernen Technologien gewöhnt.
Mehr noch: Sie erwarten entsprechende Angebote. Denn sie wollen nicht mehr auf die zahlreichen Vorzüge verzichten:
Keine Warteschlangen am Empfang
Fragt man Hotelgäste, was an ihrem Aufenthalt am nervigsten ist, dann ist es in den meisten Fällen die Zeit in der Warteschlange bei der Anreise. Die Fahrt oder der Flug waren lang und man möchte sich nur noch unter die Dusche stellen und danach aufs Bett fallen – doch zuvor steht noch der Check-in an!
Per Self Check-in System lässt sich dieser Schritt zeitsparend erledigen. Namen und Buchungsnummer eingeben oder – noch einfacher – einfach am Check-in Terminal einen zuvor bei der Buchung zugesandten QR-Code scannen: fertig.
An- und Abreise zu egal welcher Uhrzeit
Die Rezeption ist in großen Hotels rund um die Uhr besetzt – in kleinen häufig aber nicht. Für die Gäste macht das die An- und Abreise kompliziert. Woher bei verspäteter Anreise den Zimmerschlüssel bekommen?
Einer der größten Vorteile von Self Check-in/out in Hotels ist für die Gäste, dass sie völlig unabhängig und individuell an- und abreisen können.
Der Flieger landet erst kurz vor Mitternacht? Auch dann spuckt der Automat noch die Zimmerkarte aus. Oder fährt der Zug am Morgen bereits um 5:30 Uhr? Der Empfang muss nicht besetzt sein, damit der Gast auschecken kann.
Verringerung der Gefahr von Fehlern
Bei der Eingabe von Namen und Adressen kann es an der Rezeption schnell zu Fehlern kommen.
Okay, für die meisten Gäste ist das halb so wild. Aber wer als Geschäftsreisender auf eine korrekt gestellte Rechnung angewiesen ist, um diese bei seinem Arbeitgeber einreichen zu können, nennt dies einen wichtigen Punkt!
Die eigenen Daten einfach selbst einzugeben und im Buchungsportal auch gleich die passende Rechnung downloaden zu können: ein echter Vorteil für Hotelgäste.
Höhere Zufriedenheit der Gäste
Umfragen zeigen, dass Hotelgäste und vor allem Vielreisende lieber in Hotels einchecken, die einen hohen Automatisierungsgrad haben.
Mehr Technologie und höhere Zufriedenheit? Passt das denn zusammen?
Tatsächlich sogar sehr gut! Zeitersparnis, mehr Eigenkontrolle und ein direkter Zugang sind die Hauptgründe dafür.
Direktere Kommunikation mit dem Personal
Das mag zunächst paradox klingen: Wie kann eine Kommunikation direkter werden, wenn doch ein Gerät zwischengeschaltet wird?
Nun: Über ihr Smartphone können Gäste direkt mit dem Personal kommunizieren. Mit einem Personal, das mehr Freiräume für seine Servicetätigkeit erhält, weil es nicht mehr mit dem Check-in beschäftigt ist. So werden Sonderwünsche unmittelbar wahrgenommen und können erfüllt werden.
Nutzen von Self Check-in/out für das Hotel
Wissen die Kunden den Nutzen einer Technologie zu schätzen, dann ist das immer auch gut für das Hotel. Die Vorteile von Self Check-in/out für die Gäste sind also zugleich auch ein Plus fürs Haus.
Dazu kommen aber noch eine Reihe weiterer Vorzüge, die ein automatisiertes Ein- und Auschecken für Hotels und Beherbergungsbetriebe haben:
Standardisierte Abläufe
Ist die Check-in-Software einmal programmiert, stehen die Abläufe fest – und zwar völlig personal- und standortunabhängig für das gesamte Hotel und die komplette Kette.
Jeder Kunde gibt bei der Buchung und beim Check-in festgelegte Daten ein. Die Pass-Nummer oder die E-Mail-Adresse vergessen: nicht mehr möglich. Für wichtige Informationen werden Pflichtfelder definiert.
Selbst bei häufigen Personalwechseln etwa in großen Beherbergungsbetrieben bleibt der Check-in-Standard so immer der gleiche.
Personal gewinnt Zeit für andere Aufgaben
Einen Gast einzuchecken dauert im Durchschnitt rund 5 Minuten. Bei 30 Gästen sind also bereits 2,5 Stunden Arbeitszeit weg – nur für eine administrative Aufgabe, die der Gast problemlos auch selbst übernehmen kann.
Diese Zeit kann also eingespart werden. Das Personal gewinnt Zeit und kann sie für andere Aufgaben aufwenden.
Bessere Qualität des Hotelmanagements
Moderne Booking PMS vereinfachen nicht nur den Check-in, sondern übernehmen auch noch viele andere Backoffice-Aufgaben. Zimmerbelegung, Rechnungsstellung, Organisation der Zimmerreinigung, Management von Sonderwünschen: Alles wird automatisiert und zuverlässig bearbeitet.
Und auch hier gilt: Das Personal wird entlastet – und hat mehr Zeit für den Dienst am Gast.
Servicequalität nimmt zu
Guter Service ist das Aushängeschild eines jeden Hotels. In ihn sollte die meiste Zeit investiert werden – und nicht in Verwaltungsaufgaben wie das Ein- und Auschecken.
Mitarbeiter, die nicht hinter der Rezeption stehen und Daten in den Computer eingeben müssen, haben Zeit, um mit den Gästen in Kontakt zu treten und deren Wünsche zu erfahren. Ein mit einem Lächeln ausgeschenktes Glas Wein an der Hotelbar sorgt garantiert für zufriedenere Gäste als eine langwierige Check-in-Prozedur!